بر اساس استانداردها و قوانین حسابداری حداقل هر سال یکبار باید در انبار های یک شرکت تولیدی ، صنعتی و بازرگانی انبار گردانی صورت پذیرد. در بسیاری از شرکت ها به علت اهمیت موجودی انبار و کیفیت کالاهای موجود در انبار، دوره های زمانی کوتاهتر جهت انبار گردانی انتخاب می شود. اما به طور کلی هدف از انبار گردانی شمارش موجودی اقلام کالا به منظور اطمینان از میزان موجودی کمی گزارش شده، کیفیت کالاهای موجود و کنترل آنهاست.

در بسیاری از شرکت ها انبار گردانی و کنترل موجودی انبار از مهمترین عوامل حیات این شرکت های می باشد. شرکت های خرده فروش و بزرگ در دنیا مثال خوبی در این زمینه هستند. به طور مثال شرکت آمازون به عنوان یکی از بزرگترین خرده فروشان در دنیا را در نظر بگیرید. با مشاهده یکی از انبار های این شرکت در شکل زیر متوجه خواهیم شد که ردیابی یک کالا از میان هزاران کالای موجود در این انبار به چه میزان اهمیت دارد و کنترل این اقلام کالاها چقدر برای ادامه حیات این شرکت حائز اهمیت می باشد.

همانطور که در تصاویر مشاهده نمودید تمامی اقلام موجود در این انبار با استفاده از برچسب هایی علامت گذاری شده اند. روش های نوین کدگزاری و ردیابی کالاها مثل RFID و ... می توانند در کنترل موجودی و ردیابی کالاها کمک کنند. اما از گذشته تا به امروز روش های بسیار ساده ای در تمام انبار ها به کار گرفته شده است که برای مطالعه می توانید به مطلب کدگذاری اقلام انبار مراجعه نمایید.

شمارش موجودی و یا به اصطلاح انبار گردانی نیازمند طی مراحل زیر می باشد:

1. اقدامات قبل از شمارش موجودی ها
2. مرحله در جریان شمارش موجودی ها
3. مرحله بعد از شمارش موجودی ها

• اقدامات قبل از شمارش موجودی ها

در بخش قبل به طور خلاصه اقدامات قبل از شمارش موجودی ها از قبیل کدگذاری و... اشاره شد که به طور کامل تر در این بخش آورده شده است.

به طور کلی مراحل اساسی قبل از انجام عمل شمارش به شرح زیر می باشد:

الف) آماده سازی و تهیه نقشه جانمایی انبار و تعیین دقیق محل های نگهداری کالا در انبار به منظور پاسخ به این سوال که ((هر یک از اقلام در کجای انبار و چگونه در آنجا قرار گرفته است؟ ))

ب) تعیین تاریخ ساعت دقیق عملیات شمارش و تخصیص روزهای معین به هر یک از بخش های انبار جهت شمارش به منظور تداخل نداشتن ورودی و خروجی ها به انبار با عملیات انبار گردانی

در بسیاری از شرکت های سعی می شود عملیات انبار گردانی در زمان تعطیلات و زمان هایی که ورودی و یا خروجی به انبار ندارند، این عملیات صورت پذیرد.

ج) تعیین گروه های شمارش  و مسئولین عملیات انبار گردانی

د) تهیه تگ و برگه های شمارش کالا جهت ثبت تعداد کالاها و مقایسه آن با گزارش های موجود حسابداری و انبار

این برگه ها شامل بخش های اصلی  کد سریال، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش و قفسه می باشد. در ادامه خواهیم گفت که بر حسب شرایط ممکن است عملیات شمارش یک یا دو بار انجام گیرد و در ادامه با اهمیت این تگ های شمارش بیشتر آشنا خواهیم شد. در شکل زیر نمونه ای از این برگه ها تفاوت بین آنها را مشاهده می کنید.

ه) بررسی انبار ها از نظر موقعیت قرار گرفتن موجودی ها و اصلاح احتمالی وضع موجود از نظر اینکه برچسب ها نصب شده باشند و وضعیت قرار گیری اقلام به گونه ای باشد که شمارش آنها در کمترین زمان و با بیشترین دقت صورت پذیرد.

توجه شود که قبل از انجام شمارش باید تمام کالاها معیوب، تاریخ گذشته، اقلام بدون مصرف، اقلام امانی دیگران نزد موسسه و .... به تفکیک مشخص شوند تا عملیات شمارش در سریعترین زمان ممکن انجام پذیرد.(لازم به ذکر است تمامی موارد بالا با استفاده از برگه های مختلف و جداگانه مشخص شوند)

و) تهیه وسایل مورد نیاز جهت شمارش اقلام و موجودی از قبیل ترازو، متر، لیفتراک، و نظایر آنها که در هر شرکت وابسته به نوع موجودی آن متفاوت می باشد.

ح)اعلام زمان شمارش و اطلاع رسانی زمان های توقف تحویل کالا از انبار به پرسنل شرکت بدین منظور که موجودی مورد نیاز خود را قبل از انجام عملیات انبارگردانی تامین نمایند.

• اقدامات در حین شمارش موجودی ها

الف) در ساعات تعیین شده قبلی گروهای ویژه انجام عملیات شمارش در محل های مربوط به خود مستقر شده و بعد از شمارش هر یک از اقلام برگه های مربوط به شمارش هر یک از اقلام را کامل امضاء نمایند

ب) سرپرست شمارش و یا هماهنگ کننده انبارگردانی مسئول نظارت بر دقت شمارش و رعایت اصول انبار گردانی می باشد

ج) گروه کنترل باید به صورت تصادفی قسمت های شمارش شده را بررسی نماید و در صورت مغایرت به سرپرست شمارش اطلاع دهد.

د) هرگونه اشتباه در شمارش از قبیل شمارش تکراری، از قلم افتادن کالاها، انتقال اجناس در حین شمارش بر عهده سرپرست شمارش می باشد.

• اقدامات بعد از شمارش موجودی ها

بعد از اتمام عملیات شمارش و تکمیل برگه های شمارش لازم است سرپرست شمارش برگه ها و تگ های شمارش اقلام را جمع آوری نموده و تمامی آنها را در اختیار هماهنگ کننده انبارگردانی قرار دهد.

الف) هماهنگ کننده انبار گردانی برگه های شمارش را به کمیته انبار گردانی تحویل می دهد تا از استرداد تمامی برگه های شمارش اطمینان حاصل شود(برگه های ابطال شده و ... بررسی می شوند)

ب) کلیه برگه به اپراتور کامپیوتر داده  تا در نرم افزار ثبت شوند.

ج) پس از ثبت اطلاعات در نرم افزار، مغایرت در شمارش ها بررسی شده و آن دسته از اقلام که مغایرت دارند جهت شمارش مجدد به شمارشگران داده می شوند. همچنان اگر مغایرت ها وجود داشت این مراحل سه مرتبه تکرار می شوند و سر انجام سند نهایی صادر می شوند.

ذکر این نکته ضروریست که شمارش مجدد اقلام مغایرت دار توسط گروهی غیر از گروه شمارش اول باید صورت پذیرد. همچنین در بسیاری از انبار ها مراحل شمارش دوم و سوم برای تمام کالا انجام می پذیرد اما روال معمول همان چیزی است که در بالا گفته شد.

پس از طی تمامی مراحل باید اسناد اصلاحی برای اقلام مازاد و کسری صادر شوند. منظور از اسناد اصلاحی این است که برای اقلام انبار رسد انبار زده شده و برای اقلام کسری، حواله انبار صادر شود.

در انتها لازم است مطابق با روال اداری سازمان صورتجلسه انبار گردانی تنظیم شود. نمونه ای از این صورت جلسه را در زیر مشاهده می نمایید.